Les questions qu’on nous pose souvent

 

L’œil de l’expert :
Choisir la bonne agence est une décision délicate et lourde d’enjeux. Pleins de points clé sont à anticiper et adresser. C’est le sens de notre démarche.

 

Quels sont les bénéfices à faire appel à VT Scan ?

4 bénéfices clairs :

• La promesse centrale de notre intervention est de sécuriser le choix d’agences de nos Clients ;
• Une connaissance approfondie du marché des agences tous métiers confondus (Publicité, Social Media, Influence, RP, Corporate, Branding, Design, Media, CRM, Data, Performance digitale, SEO, GEO , MarTech, etc.) ;
• Un gain de temps considérable ;
• Le conseil tout au long du process du tiers de confiance sur le marché.

 

Quel est votre avantage compétitif ?

VT Scan est l’acteur qui organise le plus de compétitions chaque année, ce qui nous permet de mieux connaitre les différentes agences. La fréquence d’activation nous permet de savoir plus de choses, et d’en faire bénéficier les annonceurs dans un marché très « mouvant » par nature.

Nous sommes le seul Cabinet conseil en choix d’agences dont le process est certifié ISO 9001, gage de sérieux et de robustesse de la méthodologie et de notre indépendance.

Nous prenons en compte dès l’amont les dimensions pilotage et budget pour sécuriser le choix du client.

 

À qui s’adresse le service de VT Scan ?

Nous avons tous types de clients. Des clients très experts, des clients qui n’ont jamais eu d’agence, des clients très institutionnels, des clients très ROISTE, des clients 100% internationaux, des clients franco-français, des pure-players. Ce qui les rassemble, c’est la notion d’enjeu stratégique et business et le besoin de ne pas se tromper, de réduire les incertitudes, bref de sécuriser leur choix.

 

Quel est votre modèle économique ?

Nous sommes rémunérés 50 % par des honoraires facturés au client et 50 % par l’agence qui gagne.

 

Est-ce que vous avez un pool d’agences assez large ?

Notre modèle est totalement ouvert et nous permet de travailler avec n’importe quelle agence. Nous en suivons plus de 800 tous métiers confondus en France, et environ 400 à l’international.

 

Ai-je intérêt de faire une short-list resserrée ou non et quel est le bon chiffre ?

Au-delà de 3 ou 4 agences selon le sujet (et sauf contrainte de marché public) cela devient compliqué de mobiliser les agences. Il vaut mieux passer du temps sur la pré-sélection et sécuriser une short-list resserrée pour pouvoir investir le temps nécessaire avec chaque agence.

Par ailleurs, les agences se mobiliseront plus si la short-list est resserrée car tout simplement leur potentiel de gain sera plus élevé. Au final c’est le Client qui en bénéficiera avec des prototypages créatifs de meilleure qualité.

 

Faut-il indemniser les agences participant à une compétition ?

C’est une pratique recommandée par l’Association des Agences Conseil en Communication, l’Union des Marques et le Club des Annonceurs, ainsi que toute les autres instances (SCRP, SIG, etc.). Oui, il faut prévoir un dédit avec un montant réaliste selon les livrables et l’équation budgétaire. C’est un signe de reconnaissance du travail des agences et du temps consacré à la compétition et in fine, les agences s’investiront davantage.

 

Suis-je obligé de faire un brief et de demander une campagne pour choisir l’agence ?

Pas forcément. Si le client cherche d’abord un partenaire, il faut bien réfléchir au process le plus pertinent. Un critère clé selon VT Scan est la compatibilité culturelle entre l’Annonceur et son Agence, et c’est un point que nous prenons tout particulièrement en compte.

 

Comment dois-je gérer la dimension « conflits », dit autrement, comment arbitrer le fait qu’une agence travaille pour des acteurs concurrents ?

C’est une question qui a profondément évolué. Le client veut une équipe qui n’ait pas d’interactions avec un acteur concurrent bien sûr. Après, il faut évaluer finement les risques et opportunités. Une agence spécialisée dans un marché propose une expertise métier incomparable comme la verticale d’un cabinet conseil.

Parfois, il est beaucoup plus pertinent de chercher un regard neuf.

Bref, c’est un des sujets amont très intéressants à creuser avec notre client !

 

Quel est votre regard sur l’IA (Intelligence Artificielle) au sein des agences de communication ?

C’est un point clé de notre immersion actuelle, car si tout le monde dit « intégrer l’IA », la réalité est bien différente d’une agence à l’autre. Et en quelque sorte, nous suivons cela de manière très granulaire, et voyons ce que d’autres ne voient pas.

La maturité concernant l’IA est très différente, et les besoins selon les métiers (Publicité, Média, RP, Social media, etc.) sont eux aussi différents, avec des nécessités d’immersion très différents. En ce sens, notre expertise est importante car clairement, VT Scan « creuse » précisément l’impact et le « delivery » des agences selon ces métiers.

 

Comment gérer la relation avec l’agence sortante ?

C’est un point capital pour le sortant qui lui a, soit l’opportunité de se réinventer (et nous l’aidons en ce sens) soit tout à perdre mais de même pour les agences sélectionnées. Notre rôle est d’appréhender toutes les composantes du contexte client pour aider l’annonceur à prendre la bonne décision. Notre conseil sur ce point délicat est clair, expert et intègre toutes les composantes (la fin de contrat, la passation avec une future agence, etc.)

 

Ai-je intérêt à ne pas donner de budget aux agences interrogées ?

Au contraire ! Les agences travaillent beaucoup mieux dans un cadre précis. Et leurs copies sont plus réalistes aussi finalement, donc c’est au bénéfice de l’annonceur, car les réponses lors de l’appel d’offres seront réalistes et surtout réellement comparables d’une agence à l’autre, ce qui aidera à la décision finale plus facilement.

 

Quel est le bon système de rémunération ?

Il existe plusieurs systèmes de rémunération, et chacun a ses avantages ou ses contraintes. Ce qui est important c’est d’apprécier le mode de collaboration à venir pour choisir le mode de rémunération.

Chez VT Scan, la rémunération de l’agence est un élément de management de son futur partenaire. Et c’est ainsi que notre expertise est mise à profit pour construire la meilleure rémunération, et la rendre évolutive selon le périmètre de l’agence en Année 1, en années suivantes…

On constate une vraie évolution récente sur le marché, notamment afin de sortir du temps passé qui n’est pas bien adapté aux sujets de création et que les marques questionnent, particulièrement sur des forfaits qui manquent de concret. L’enjeu est de définir un système qui soit davantage sur les livrables de l’agence et la valeur qu’elle a contribué à créer.

 

Le brief doit -il être un document très dense ?

L’important est que le brief soit le plus clair possible sur les enjeux, le périmètre de la future agence, les livrables et le budget.

Parfois un excellent brief de 5 pages suffit, parfois il faut aller plus loin, pour bien expliquer le métier et les subtilités de l’annonceur.

L’essentiel est de ne pas noyer les agences dans un « brief-fleuve », et surtout de cadrer les attendus.

Nous accompagnons tous nos Clients sur leur brief, avec un guide de brief VT Scan que nous avons construit, et nous sommes support très actifs sur le brief des Clients. En travaillant sur 40 à 50 briefs par an, notre valeur ajoutée auprès des annonceurs est forte sur cette étape-clé, et très appréciée des annonceurs.

 

Selon les étapes, qui doit participer côté client ?

C’est un choix important, car ces moments-clé aident à embarquer les équipes côté Client.

Notre rôle est d’aider le client à définir la bonne équipe projet, embarquer les parties prenantes et décideurs au bon moment, et sur chacune des étapes il y a des opportunités différentes d’impliquer ses équipes.

 

Quelle durée faut-il prévoir pour un appel d’offres ?

Selon le sujet, il faut compter entre huit (8) et douze (12) semaines au total. Sur les appels d’offres publics, (25 % de notre activité), la durée dépend de la procédure choisie (dialogue compétitif, appel d’offres restreint…) et nous conseillons nos clients sur ces aspects et leurs particularités auxquelles nous sommes parfaitement rompus. Nous appliquons aussi certaines procédures d’urgence pour faire avancer les dossiers rapidement.

 

Comment traiter le sujet de l’IA dans l’appel d’offres ?

Selon les besoins et la maturité du client, nous l’aidons à poser les bonnes questions, définir les bons exercices, évaluer le niveau de maturité sur tel type d’outil, intégrer la dimension juridique…

Aujourd’hui, 100 % de nos briefs intègrent la question de l’IA, avec des implications en compliance et sur des questions MarTech régulières.

 

Comment gérer l’information aux agences non retenues ?

Il faut arriver à gérer la dimension temps de la réponse d’un côté mais aussi la clarté du debrief pour que les agences comprennent la décision. Nous sommes reconnus par le marché pour soigner tout particulièrement les debriefs aux agences – retenues comme non-retenues – car c’est un moment essentiel de principe, mais aussi et surtout qui permet, au-delà de la frustration de ne pas avoir été retenu, de faire comprendre et progresser les agences.

Enfin, un bon debrief de notre part depuis des années nous a valu une réputation de sérieux par le marché des agences, et cela crée une confiance supplémentaire de la part des agences, ce qui est très utile pour les compétitions suivantes potentielles.

 

J’ai mon service Achats. Comment cela cohabite-t-il avec VT Scan ?

Nous collaborons régulièrement avec les services Achats de nos clients (qui représentent 45 % de nos missions). Nous savons donc parfaitement nous adapter pour jouer la complémentarité, et aider les services Achats, tant sur les process que sur les éléments de rémunération, et avons des benchmarks puissants tant sur les TJM / Taux Jour Homme, les barèmes de Frais techniques, et sur toutes les typologies d’agences (Publicité, Média, RP, Corporate, Social Media, Data…) que sur toutes les tailles d’agences (agences indépendantes, agences en région, agences internationales, grands groupes mondiaux, holding companies).

Cette prestation et cette collaboration auprès des Acheteurs – qui sont nos Clients au même titre que les Equipes Marketing et Communication – est fortement appréciée, et reconnue grâce à notre Data Center unique et nos benchmarks sur le « Top 400 des fonctions en Agences ».

Enfin, au-delà de notre plateforme sécurisée de compétition, nous avons l’habitude de travailler sur les plateformes du marché comme ARIBA, COUPA ou autre, utilisées fréquemment par les services Achats.

 

Je pense vous confier le sourcing et gérer l’AO moi-même. Qu’en dites-vous ?

C’est une prestation qui existe. Notre rôle est en effet de faire le sourcing bien sûr, car cela sécurise fortement la suite de l’appel d’offre.

Mais avoir les bonnes agences ne suffit pas toujours à obtenir le bon résultat dans le cadre de la compétition.

C’est pourquoi nous encourageons l’accompagnement auprès de nos clients à chaque étape pour arriver à la bonne solution pour lui. Et c’est aussi d’accompagner chacune des agences pour qu’elles soient le plus pertinentes possibles.

Être tout au long du process aux côtés du Client, c’est l’assurer de sécuriser chaque étape, de faire évoluer dans le bon sens l’appel d’offres, de renforcer des éléments selon les étapes (additif au brief, recadrage des agences, etc.). C’est aussi donner confiance aux agences, qui s’investiront d’autant plus dans cet appel d’offres vs d’autres qu’elles mènent de front.

 

Je suis partagé sur l’idée de m’engager dans la durée avec une agence. Qu’en pensez-vous ?

Certains sujets peuvent être traités comme des gros modes-projets en définissant le bon cadre budgétaire.

Mais dans la plupart des cas, une agence sera plus efficace en accompagnant le client dans la durée et le client bénéficiera d’un retour d’expérience (la logique du test&learn) et d’une équipe stabilisée.

Au final, tout dépend vraiment du sujet, de son dimensionnement et des attentes du Client sur les livrables.

Petit point important : attention à bien cadrer la collaboration, et notamment les droits et autres éléments juridiques dans ce cadre-là.

 

J’ai un sujet Création et un sujet Média. Par lequel commencer ? Est-ce pertinent de faire un seul AO Création / Média ? Et dans ce cas, un seul contrat ou deux ?

Selon les enjeux, les engagements contractuels, le temps disponible, nous aidons le client à arbitrer le meilleur scénario pour lui.

Nous menons parfois des appels d’offres Création / Média sur un même lot, l’enjeu Data intervenant souvent comme un paramètre-clé de cette décision, mais aussi la facilitation de pilotage général du budget, et l’aspect « Conversion » faisant partie des réflexions préliminaires à une telle décision.

 

Comment m’assurer que l’équipe vue pendant l’AO va continuer à être présente à mes côtés ?

C’est bien sûr un point clef et une source de frustration pour l’annonceur.

Nous sommes très clairs auprès des agences : pas d‘équipe « avant-vente » puis une équipe qui gère. Nous impliquons donc très tôt dans le process les équipes-projet côté agences pour que le client ait la visibilité forte avant sa décision.

 

Comment gérer la question de l’Operating model (équipe, process, outils, gouvernance, reporting…) ?

C’est un point très important qui va s’avérer crucial pour des annonceurs « complexes » et qu’il faut traiter comme tel, en l’anticipant.

Ce point est d’ailleurs si important que nous avons dédié une entité – VT Modl, spécialisée sur la transformation des organisations Marketing et Communication – qui gère des missions spécifiques sur ce sujet.

Et sinon, systématiquement, nous accompagnons nos Clients sur le mode de collaboration, car c’est aussi une opportunité d’avancer sur un appel d’offres de transformation, au-delà d’un changement d’agence pour bénéficier de toutes les opportunités qu’offre le marché aujourd’hui.

Dernier point : nous faisons cela avec simplicité. Loin des « usines à gaz » et avec un réalisme qui permet de bien s’approprier les évolutions. De façon simple.